你想使用WordPress來管理你的文件和文檔嗎？您可能有電子表格、圖像和其他文檔需要與團隊的其他成員共享。通過將這些文件上傳到WordPress，您可以輕松地與其他人協作，或者只是在WordPress儀表板上輕松訪問這些文檔。在本文中，我們將向您展示如何使用WordPress作為文檔管理或文件管理系統。

為什么要使用WordPress來管理文檔和文件？

當您使用許多不同的工具時，很容易忘記文檔。例如，您可以使用Google云端硬盤等平臺共享草稿，使用Asana等工具跟蹤編輯，并使用Slack與編輯和客座博主進行交流。

問題是，當您使用許多不同的工具時，很容易失去對項目的跟蹤。通過使用WordPress來管理您的文檔，您可以將所有內容保存在一個地方。這將節省您的時間和精力，并確保您永遠不會丟失重要文件。

也就是說，讓我們看看如何使用WordPress輕松管理您的文檔和文件。

設置您的WordPress文檔管理系統

在WordPress中設置文檔管理系統的最簡單方法是使用WP文檔修訂。此插件允許您與其他人一起處理文件，在線存儲文檔，并查看每個文檔的完整修訂歷史記錄。

您需要做的第一件事是安裝并激活插件。

激活后，您將在左側菜單中看到一個新的“文檔”選項。要將文檔上傳到WordPress，請轉到文檔?所有文檔。然后，單擊“添加文檔”按鈕。

接下來，您需要為文檔指定標題。這應該是幫助您識別文檔的東西，特別是如果您與其他人（例如客座博主）共享 WordPress 儀表板。

完成后，單擊“上傳新版本”按鈕。

這將打開“上傳文檔”彈出窗口，其工作原理類似于標準WordPress媒體庫。

您可以將文檔拖放到彈出窗口中，也可以單擊“選擇文件”，然后從計算機中選擇一個文件。

WP文檔修訂現在會將文件上傳到WordPress。

完成此操作后，您可以設置文檔的工作流狀態。如果您與其他人共享儀表板，則每個人都知道該文檔是初始草稿、正在審核、正在進行或處于其他狀態。這可以幫助您避免誤解并改進多作者 WordPress 博客中的編輯工作流程。

只需打開“工作流狀態”下的下拉菜單，然后從列表中選擇一個選項。

接下來，您可能需要添加說明，這將有助于其他用戶了解文件的內容。

為此，只需在文本編輯器中鍵入即可。此部分包括所有標準文本格式選項，因此您可以添加鏈接并創建項目符號和編號列表，以及添加粗體和斜體格式等。

您可能還希望添加文檔圖像，該圖像可以幫助用戶理解文件或提供額外的信息，類似于索引或附錄。

該過程類似于將特色圖像添加到WordPress帖子和頁面。只需選擇“設置文檔圖像”，然后從媒體庫中選擇一個圖像或從您的計算機上傳一個新文件。

當您上傳文件時，WP文檔修訂會將您標記為文檔的所有者。

要將此文件分配給其他人，只需打開“所有者”下拉菜單，然后從列表中選擇一個新用戶。這有助于保持文檔井井有條，特別是如果您向WordPress博客添加了大量用戶和作者。

默認情況下，WP文檔修訂將私下發布文件，因此只有登錄用戶才能看到它。

另一種選擇是將文檔發布到您的WordPress網站，以便人們無需登錄儀表板即可訪問它。

即使您發布了文檔，通過單擊“可見性”旁邊的“編輯”鏈接來添加密碼仍然是一個好主意。

然后，選擇“密碼保護”并在“密碼”字段中輸入安全密碼。

完成后，單擊“確定”以保存更改。

不想使用密碼？然后，您可以按照上述相同的過程進行操作，但這次選擇“公開”。

無論您如何發布文件，WP文檔修訂都將在標題下方直接顯示其URL。用戶可以通過訪問此 URL 來查看該文件。

要創建自定義永久鏈接，請單擊“編輯”按鈕。

然后，輸入新 URL 并單擊“確定”。

如果您對輸入的信息感到滿意，請單擊“更新”按鈕以保存您的設置。

在WordPress中管理文檔修訂和工作流狀態

WP文檔修訂版還具有強大的版本控制功能。這可以通過顯示文檔的整個歷史記錄來幫助您與其他人協作。您甚至可以打開文件的早期版本，并隨時還原早期版本。

每次上載或更新文檔時，都可以在“修訂摘要”中鍵入注釋。

這些注釋將顯示在屏幕底部的修訂日志中，在進行更新的人員的姓名旁邊。

如果更新包含新文件上傳，則您還會看到“還原”鏈接。

只需單擊鏈接即可恢復此版本的文檔。即使您恢復到文件的早期版本，歷史記錄也將保持不變，因此您不會丟失任何信息。

自定義和創建自己的工作流狀態

通過工作流狀態，可以輕松查看文檔是初始草稿、進行中還是其他狀態。與將博客文章另存為草稿或已發布的方式類似，狀態可以改進編輯工作流程。

WP文檔修訂帶有四種默認工作流狀態：最終，進行中，初稿和審核中。您可能需要更改這些默認狀態，或添加更多狀態。例如，如果您正在創建客戶端門戶，則可以創建“正在客戶審核”狀態。

要更改工作流狀態，請轉至文檔 ? 工作流狀態。如果要自定義現有狀態，只需將鼠標懸停在其上并單擊“編輯”按鈕即可。

這將打開一個編輯器，您可以在其中更改工作流狀態的名稱、數據域和描述。這類似于您在WordPress中編輯類別和標簽的方式。

完成更改后，單擊“更新”按鈕。

您還可以添加新的工作流狀態。

在文檔 ? 工作流狀態中，鍵入新名稱、數據域和描述。然后，單擊“添加新工作流狀態”按鈕。

在WordPress中管理用戶角色和文檔訪問權限

WP文檔修訂根據用戶角色為人們分配不同的文檔編輯功能。例如，作者無法編輯其他人發布的文檔或閱讀私人發布的文檔。

默認權限應該適合大多數網站。但是，如果要查看和更改其中任何設置，最簡單的方法是使用成員。此插件允許您自定義每個用戶角色的權限，甚至創建全新的角色。

您需要做的第一件事是安裝和激活成員。

激活后，轉到成員 ? 角色頁面以查看您的 WordPress 網站上的所有不同用戶角色。

在這里，將鼠標懸停在要修改的用戶角色上。

然后，您可以繼續并單擊出現“編輯”，這將打開用戶角色編輯器。

左列顯示所有不同類型的內容，例如可重用塊和WooCommerce產品。

在左側菜單中，單擊“文檔”。

現在，您將看到此用戶角色擁有的所有權限，例如刪除其他人的文件或編輯自己的文檔的能力。

只需單擊每個權限的“授予”或“拒絕”復選框。

當您對所做的更改感到滿意時，請單擊“更新”。

安裝此插件后，您甚至可以控制誰有權訪問每個文檔。只需前往 文件 ? 所有文檔。

在這里，將鼠標懸停在任何文件上，然后在出現時單擊“編輯”鏈接。

現在，滾動到新的“內容權限”框。在這里，您可以在WordPress博客或網站上找到所有用戶角色的列表。

只需選中需要訪問此文檔的每個角色旁邊的框即可。

在本節中，您還將看到“付費會員資格”選項卡。這允許您限制付費會員的訪問權限。

當您對更改感到滿意時，請單擊“更新”以保存您的設置。